Avis de confidentialité relatif aux données des candidats

France, French Polynesia and New Caledonia

Introduction

Le bureau de Pew Charitable Trusts (la « Société » ou « nous »), basé aux États-Unis, collectera et conservera les informations que vous soumettez dans le cadre du processus de candidature, et ces informations sont susceptibles de contenir des informations personnellement identifiables (« Données personnelles »). La présente Déclaration de confidentialité sur le candidat définit les Données personnelles que nous recueillons à votre sujet, ainsi que les manières dont nous les utilisons.

Tout au long de la présente Déclaration de confidentialité, nous pouvons utiliser le terme « traitement » pour désigner toutes les activités impliquant vos Données personnelles, y compris la collecte, le traitement, le stockage, le partage, l'accès, l'utilisation, le transfert et la destruction des informations.

Toutes les informations nécessaires pour votre candidature sont obligatoires. L'absence d'informations ou la présence d'informations incomplètes nous empêchera de traiter votre candidature.

En décidant de soumettre votre candidature, vous reconnaissez et comprenez que Pew et ses filiales traiteront les données qui vous concernent en relation avec votre candidature dans le seul but d'évaluer votre aptitude à l'emploi selon les informations et modalités indiquées dans la présente.

Objet du traitement de données personnelles et base légale d'un tel traitement

Si vous vous portez candidat à un poste auprès de The Pew Charitable Trusts (« Pew »), les informations personnelles que vous fournissez à Pew dans le cadre de votre candidature seront conservées et traitées par ou au nom de Pew, si nécessaire uniquement à des fins liées à l'évaluation de votre aptitude à l'emploi.

Pendant le processus de recrutement, nous utiliserons les informations que vous fournissez sur votre formulaire de candidature ou autrement pour nous aider dans notre processus de sélection et de recrutement et pour évaluer votre aptitude à l'emploi.

 

Applicant Data Privacy Notice (the “Privacy Notice”) (France, French Polynesia and New Caledonia)

Dans le cadre de l'évaluation de votre demande d'emploi, nous pouvons demander à vous, à vos références ou à vos anciens employeurs d'ajouter ou de confirmer des informations vous concernant, dans toute la mesure autorisée par la loi. Il est également possible que des informations supplémentaires ou confirmatives vous concernant nous soient communiquées par des tiers que nous engageons pour nous aider dans le processus de recrutement, tels que des organismes de vérification des antécédents. Si vous nous fournissez des données personnelles de références et d'anciens employeurs ou collègues, il vous incombe de les informer de leurs droits relatifs auxdites informations.

Votre vie privée est primordiale pour nous. Ces données seront traitées de manière juste et licite et conformément au règlement général de l'U.E. sur la protection des données (le « RGPD ») et au Data Protection Act, son équivalent aux États-Unis (la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 sur les technologies de l'information, les fichiers de données et les libertés civiles, tels que modifiés) (ensemble, la « Législation sur la protection des données »).

Pew collectera et utilisera à tout moment vos données personnelles à des fins exclusives et sur la seule base juridique de ses intérêts légitimes à évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude pour nos carrières potentielles, ainsi qu'à pouvoir établir, exercer ou défendre notre position dans le cadre d'éventuelles actions en justice en cas de litige ou de controverse entre vous et Pew, relatifs au processus d'embauche ou à votre candidature.

Pew peut également traiter occasionnellement vos données personnelles sur la base de votre consentement, par exemple si vous choisissez de nous fournir volontairement des données personnelles. Dans ce cas, vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment, comme indiqué à la section « Vos droits » ci-dessous.

Catégories de données personnelles

Les données personnelles que nous collectons et traitons comprennent les catégories suivantes (le cas échéant pour votre demande d'emploi et l'examen de votre candidature par Pew) :

  • Informations préalables à l'emploi, telles que le nom, le prénom, le statut, le classement, l'adresse électronique, l'adresse postale, l'employeur actuel, l'historique du poste, le travail et le nom du poste, les formations, les qualifications, les références, les copies de documents relatifs au droit du travail, le poste et le lieu de travail désirés, les permis, les certificats, l'expérience professionnelle, les informations du CV, le délai de préavis et toute autre information incluse dans un CV, une lettre de motivation ou dans le cadre du processus de candidature.
  • Les informations de contact, telles que le nom complet, y compris le titre, et le numéro de téléphone.
  • Les données relatives aux ressources humaines, telles que le statut de résidence, la langue principale, les compétences linguistiques, le type de visa et les informations s'y rattachant (visa de travail, d'affaires, etc.), l'adresse et le numéro de téléphone du domicile et le numéro de téléphone portable personnel.
  • Toute autre donnée personnelle nécessaire ou fournie volontairement par vous dans le cadre de votre candidature.

 

Sources de données personnelles

Nous pouvons collecter des données personnelles à partir des sources énumérées ci-dessous :

  • Directement auprès de vous, par exemple via les données que vous saisissez sur notre site Web, le processus de candidature ou d'autres formulaires ou informations que vous nous fournissez dans le cadre de votre candidature;
  • Dans le cadre de vos activités au cours du processus de candidature, par exemple lors du processus d'entretien ;
  • Par des tiers, y compris des références, d'anciens employeurs, des établissements d’enseignement et des agences de recrutement, sous réserve des exigences de la législation applicable.

Conservation des données personnelles

Pew conservera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire le but pour lequel elles ont été collectées et utilisées, à moins qu'un délai plus long ne soit nécessaire du fait de nos obligations juridiques ou afin de défendre une action en justice. Vos données personnelles seront stockées dans plusieurs bases de données sécurisées contenant les données du candidat et de l'employé afin de pouvoir accéder à votre candidature à un emploi, en cas de postes à pourvoir à l'avenir, pour la gestion administrative de votre emploi si votre candidature est retenue, ou selon les besoins liés à toute procédure judiciaire. Pew ne conservera en aucun cas les données personnelles relatives aux candidats non retenus plus de deux ans après la fin de leur processus de candidature.

Transfert de données personnelles

Vos données personnelles ne seront divulguées en dehors de l'Espace économique européen qu'aux seules personnes ayant besoin d'accéder à vos données personnelles afin de procéder à des vérifications d'antécédents préalables à l'emploi, dans la mesure autorisée par le droit français, ou lors du processus de recrutement.

Les données de votre profil de candidat seront hébergées par iCIMS, ce qui signifie que le traitement technique et la transmission de vos données personnelles peuvent impliquer des transmissions sur différents réseaux, y compris le transfert de ces informations aux États-Unis d’Amérique (les « États-Unis ») (Qui n'offre pas un niveau de protection des données équivalent à celui de votre pays d'origine) ou d'autres pays, tels que déterminés par iCIMS, en vue de leur stockage, leur traitement et leur utilisation par iCIMS, ses filiales et ses agents. La politique de confidentialité et de sécurité des données d'iCIMS présente les engagements de l'entreprise en matière de confidentialité et de sécurité. Le ministère du Commerce américain a certifié que iCIMS était conforme au cadre de protection de la vie privée entre l'U.E. et les États-Unis en ce qui concerne la collecte, l'utilisation et la conservation des informations personnelles transférées de l'Espace économique européen aux États-Unis.

Toutes les décisions relatives au recrutement de Pew sont prises aux États-Unis, ce qui est le motif du transfert à l'étranger des données personnelles collectées au cours de votre processus de candidature.

En outre, Pew peut avoir besoin de transférer des données personnelles et des données personnelles sensibles à des fournisseurs tiers, uniquement à des fins liées à l'évaluation de votre aptitude à l'emploi. Les types de tiers auxquels Pew peut avoir besoin de transférer des données personnelles incluent, sans toutefois s'y limiter : les organismes de vérification des antécédents, les fournisseurs de services informatiques, les fournisseurs de services de voyage, les conseillers juridiques ou d'autres conseillers professionnels.

Pew prendra les mesures appropriées pour s'assurer que ces destinataires de vos données personnelles agissent conformément à la législation applicable. Dans la mesure où Pew transfère des données personnelles en dehors de l'Espace économique européen, Pew assurera et prendra les mesures appropriées pour que les destinataires assurent un niveau de protection adéquat de vos données à personnelles, y compris par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, ainsi que par la mise en œuvre des mesures contractuelles appropriées pour la sécurité d'un tel transfert, conformément au droit applicable.

Pew utilise des clauses contractuelles types (« CCT ») sous la forme approuvée par la Commission européenne lors du transfert de données personnelles au sein du groupe Pew ou à des tiers autres que iCIMS.

Vos droits

En vertu des lois sur la protection des données, vous disposez de certains droits pour : (i) accéder à vos données personnelles ; (ii) demander la rectification de vos données personnelles incomplètes ou inexactes ; (iii) dans certaines circonstances, vous pouvez avoir le droit de vous opposer pour des raisons légitimes au traitement de vos données personnelles conformément à la Législation sur la protection des données, (iv) de faire supprimer vos données personnelles dans certaines circonstances, par exemple lorsque avez révoqué un consentement préalablement accordé, (v) restreindre le traitement de vos données personnelles au seul stockage de vos données personnelles, par exemple lorsque l'entreprise détermine si vous avez le droit d'exiger la suppression de données personnelles, (vi) donner des instructions générales ou spécifiques sur la manière dont vos données personnelles doivent être traitées et peuvent être utilisées après votre décès, et (vii) dans certaines circonstances, recevoir une copie de vos données personnelles traitées dans un format lisible par machine, et nous demander de transmettre cette copie à un autre contrôleur de données lorsque cela est techniquement possible (portabilité des données).

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la CNIL (3 Place de Fontenoy - 75334 PARIS CEDEX 07) concernant le traitement de vos données personnelles.

Nous contacter

La présente politique est détenue et administrée par le premier vice-président, l'avocat général et le secrétaire général, qui peuvent être contacté par courrier électronique à privacy@pewtrusts.org ou en appelant le (202) 5 52 20 00. Si vous avez des questions ou des doutes concernant cette Politique, des doutes concernant le traitement ou le transfert de vos informations, comme indiqué ci-dessus, si vous souhaitez accéder aux données personnelles détenues par Pew ou corriger vos données personnelles, veuillez contacter l'organisation aux coordonnées indiquées ci-dessus. Si vous avez des questions ou des commentaires concernant cette politique, veuillez nous contacter avant de soumettre votre candidature.